Bei der Nutzung von Cloud-Speicher greifen Betriebe nicht mehr auf den Speicherplatz ihres PCs, Smartphones, Tablets oder externer Festplatten zu. Die Daten werden stattdessen in Rechenzentren, die mit dem Internet verbunden sind, gespeichert. Ein entscheidender Vorteil dabei ist, dass die Daten zu jeder Zeit und von jedem Ort aus verfügbar sind. Gerade für Betriebe, in denen große Datenmengen anfallen, eignen sich Cloud-Services. Zudem bieten diese durch automatische Backups die Sicherstellung der Daten.
Im Gegensatz zu eigenen Servern bieten die Services mehr Rechenleistung. So können viele Dateien in kurzer Zeit verarbeitet sowie dem Mitarbeiter oder Kunden zur Verfügung gestellt werden.
Wahl für einen Cloud-Dienst sollte durchdacht sein
Wenn es um Daten geht, spielt auch immer deren Schutz eine Rolle. Die Mehrzahl der Anbieter von Cloud-Diensten nimmt diesen sehr ernst. Vor der Entscheidung für die passende Lösung sollten Betriebe sich jedoch genau mit den Nutzungsbedingungen vertraut machen und sich darüber informieren, welche Auswirkungen es hat, sollten die Daten in die Hände von Dritten gelangen.
Die Wahl sollte auf einen Dienst fallen, der sowohl eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet. Und auch der Standort der Server sowie die Zugriffsrechte spielen eine Rolle. Weiter sollten folgende Fragen in die Entscheidung für eine Cloud-Lösung einbezogen werden: Welche Daten verarbeitet sie? Welche Funktionen bietet die Lösung noch? Wie ist das Finanzierungsmodell? Ein Anbieter, der z.B. mit unternehmenseigenen Daten Geld verdient, ist ungeeignet.
Das weiß auch Yvonne Gesch, Produktmanagerin HiDrive beim Webhosting-Anbieter STRATO. Im Interview stand sie uns Rede und Antwort.
DER MALER: Empfiehlt sich ein Cloud-Speicher für jeden Malerbetrieb?
Yvonne Gesch: In jedem Betrieb fallen heute bei der täglichen Verwaltungsarbeit Daten an. Diese mitunter sensiblen Informationen müssen Unternehmen speichern und schützen, denn ihr Verlust oder Diebstahl kann enorme wirtschaftliche und juristische Konsequenzen nach sich ziehen. Leider sind viele lokale Speichersysteme, auf denen die Betriebe ihre Daten lagern, zum Beispiel die Festplatte auf dem PC, weder besonders ausfallsicher noch ausreichend gegen Datendiebstahl abgesichert. Daher empfehlen wir tatsächlich jedem Malerbetrieb, sich zumindest über die Vorteile eines Cloud-Speichers zu informieren.
MALER: Was spricht noch für eine Cloud-Speicher-Lösung?
Gesch: Die Cloud ist eine kostengünstige Möglichkeit, beliebig große Datenmengen komfortabel zu sichern. Darüber hinaus ermöglichen Cloud-Speicher den Betrieben, ihre Daten von verschiedenen Orten aus abzurufen – etwa vor Ort bei Kundinnen und Kunden. Einer der größten Vorteile ist die intuitive Nutzbarkeit der Cloud: Niemand muss ein IT-Profi sein, um sie effektiv zu verwenden.
MALER: Auf welche Aspekte bei der Auswahl der geeigneten Lösung sollten Betriebe achten?
Gesch: Der Kostenfaktor ist natürlich entscheidend. Allerdings sollten Unternehmen nicht in die Preisfalle tappen und nur nach einem kostenlosen oder dem günstigsten Angebot schauen, sondern auch auf die enthaltenen Leistungen achten. Wichtig ist, dass Malerbetriebe eine zu ihrer Situation und Betriebsgröße passende Lösung buchen. Ein ganz wesentlicher Aspekt: Vor dem Hintergrund der DSGVO ist der Standort der Rechenzentren des Anbieters eine zentrale Frage: Nur Anbieter, deren Server in der EU stehen, sind an die hier geltenden Datenschutzgesetze gebunden. Alle anderen nicht. Da Malerbetriebe sensible Kundendaten verarbeiten, ist das ein wichtiger Faktor.
MALER: Die Sicherheit der Daten ist entscheidend. Wie kann diese sichergestellt werden?
Gesch: Datensicherheit ist ein sehr komplexes Thema, das von mehr als nur der Speicherlösung abhängt. Unser Produkt HiDrive bietet unter anderem automatisierte und vollständige Sicherungen der Datenbestände unserer Nutzenden. Diese Backups ermöglichen zu jeder Zeit die Wiederherstellung alter Speicherstände. Zudem ist die Sicherheit der Lösung durch unabhängige Prüfstellen zertifiziert: Seit 2020 trägt HiDrive das Gütesiegel „Trusted Cloud“ der Kompetenzgruppe des Deutschen Wirtschaftsministeriums. Unsere Rechenzentren sind TÜV-zertifiziert nach der Norm ISO-IEC-27001. Für zusätzliche Sicherheit bieten wir optionale Sicherheitsfunktionen an: Dazu zählt die Zwei-Faktor-Anmeldung, bei der Nutzer für den Zugriff auf die Daten ein Kennwort eingeben und sich zusätzlich via App auf ihrem mobilen Gerät identifizieren müssen. Auch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist eine optionale und wichtige Sicherheitsfunktion für HiDrive. So stellen sie sicher, dass kein Dritter ihre Dateien öffnen oder lesen kann.
MALER: Mit welchen Kosten müssen Betriebe rechnen?
Gesch: Die Kosten hängen mit dem gewünschten Funktions- und Speicherumfang zusammen. Im Vergleich zur Anschaffung, dem Betrieb und der Wartung einer eigenen Lösung zur Datenspeicherung und -sicherung sind Cloud-Speicher deutlich günstiger. Das ist vor allem der Fall, wenn Unternehmen nicht nur die Hard- und Software dafür einkaufen, sondern auch Spezialisten für den Betrieb der Infrastruktur brauchen. Ein guter Plan ist es, sich von Fachpersonal beraten zu lassen. Daher empfehlen wir, den Kundenservice des Cloud-Anbieters der Wahl zu kontaktieren und mit ihm eine passende Lösung und die dazugehörigen Kosten zu besprechen.
MALER: Welche Art von Cloud-Speicher (z.B. Objektspeicher) empfehlen Sie Betrieben und warum?
Gesch: Das hängt immer von individuellen Faktoren wie der bisherigen IT-Infrastruktur ab. Kamen bisher nur eine oder mehrere Festplatten zum Einsatz, kann die Cloud-Lösung diese eins zu eins ersetzen. Um für die Zukunft gewappnet zu sein, sollten Unternehmen in der Cloud etwa zwanzig Prozent mehr Speicherplatz als bisher buchen. Der Vorteil von Cloud-Speicher: Sie lassen sich auch später noch skalieren, also beliebig erweitern.
MALER: Können Sie ein (erfolgreiches) Anwendungsbeispiel eines Betriebs nennen?
Gesch: Der Familienbetrieb Malermeister Straube in Lippstadt hatte vor einiger Zeit einen Super-GAU zu verschmerzen: die externe Festplatte, die sie zum Sichern ihrer Geschäftsdaten nutzten, fiel aus. Tausende Rechnungen, Quittungen und Bankauszüge waren von einem auf den anderen Moment nicht mehr zugänglich. Schlimmer noch: Die Festplatte war nicht mehr wiederherstellbar und die darauf gespeicherten Daten für immer verloren. Da das Finanzamt die Vorhaltung der Rechnungsdaten für zehn Jahre vorschreibt, hatte Familie Straube Glück im Unglück, denn es fand im kritischen Zeitraum keine Buchprüfung statt. Dennoch hat sich der Malermeisterbetrieb danach entschlossen, auf einen Cloud-Speicher umzusatteln.
Frau Gesch, vielen Dank für das Gespräch.
Das Gespräch führte Kyra Kutter.
