Ab 2025 wird die E-Rechnung nach den Standards ZUGFeRD und XRechnung für steuerpflichtige Umsätze zwischen Unternehmen verpflichtend. Die E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. So werden die Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen. So können Rechnungen medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden.
Betriebe müssen bei der Archivierung von E-Rechnungen die GoBD beachten. Das heißt, alle Rechnungen, die elektronisch eingehen, müssen auch elektronisch gespeichert werden. Die Unversehrtheit und die Lesbarkeit der Daten müssen gewährleistet sowie die Echtheit der Herkunft nachgewiesen werden können – hier gibt es keine Änderung zur Papierrechnung. Das Speichermedium muss mindestens zehn Jahre lang existieren und die Daten müssen jederzeit abrufbar sein. Nur so ist eine ordnungsgemäße Archivierung von E-Rechnungen möglich.
